Con el ánimo de poner al servicio el material bibliográfico adquirido para la Red de Bibliotecas del Banco de la República (RBBR), se deben efectuar algunos procesos previos para que dicho material llegue a las manos del usuario final.
En la Oficina de Mantenimiento, de la Sección de Catalogación y Mantenimiento del Departamento Red de Bibliotecas (DRBL), realizamos los siguientes procesos: entregamos el material bibliográfico a un contratista externo para que lo catalogue; efectuamos el control de calidad en cuanto a políticas de circulación, destino final, tejuelo y empaste cuando aplica; y realizamos el alistamiento y envío (se conoce como “despachos”) a las sucursales para cumplir con su puesta al servicio en la RBBR, tarea nada pequeña dada la cantidad de materiales que se adquieren al año.
Ahora, veamos el detalle de este trabajo que, aunque puede parecer operativo, requiere gran logística, dedicación, planeación y muchísima atención al detalle.
Lo primero que debe tenerse en cuenta es que todo material bibliográfico y documental adquirido por compra, canje o donación para las colecciones de la RBBR debe ser catalogado a través de la Sección de Catalogación y Mantenimiento. Actualmente este proceso es realizado por una empresa externa, aunque para ciertos materiales patrimoniales o prioritarios la catalogación la efectúan bibliotecólogos de la Sección.
Una vez catalogados técnicamente, la empresa entrega los materiales en la oficina de Mantenimiento de Colecciones de la Biblioteca Luis Ángel Arango. Este material lo recibimos a través de la plataforma de gestión bibliotecaria ALMA, en los estados1 respectivos para control de calidad y envío a las sucursales. Después lo organizamos en las estanterías por ciudad de envío (como se muestra en la foto) y realizamos el control de calidad de todo lo catalogado para verificar las políticas de circulación, el tipo de material, el número de ejemplar y que el número topográfico esté correcto en el tejuelo2. También se verifica que la sucursal destino corresponda tanto en ALMA (en la parte de los datos de cada ejemplar) con lo señalado a lápiz dentro del libro o envase (si es material en formato diferente a libro).
Una vez realizado el control de calidad, el material documental es ingresado por medio del código de barras en el estado de ALMA que se llama “Envío a sucursales”. A continuación, el listado de los ejemplares escaneados lo exportamos desde ALMA a un archivo de Excel (lo que se conoce como un “reporte”), en el que se muestran el título del libro, el número topográfico, el código de barras y la biblioteca que será su destino final. Con este listado, iniciamos la confrontación del código de barras con cada uno de los ejemplares para confirmar que corresponda la sucursal destino final y señalar en qué caja se embala y empaca —¡no debemos enviar material destinado a una sucursal diferente! —. Cada caja es marcada con un número consecutivo, la cantidad de ejemplares, el nombre de la sucursal y el peso. Esto último para el reporte a la empresa que transporta a cada sucursal el material bibliográfico y documental.
A continuación, enviamos un correo informativo a la sucursal, indicándole qué material le llegará en los días siguientes. Para finalizar se cambia el estado a “Entrega a correos” y aplicamos la acción “Hecho” a todo material enviado, por cada sucursal. Esta acción es relevante porque da por terminado el flujo del proceso técnico y, a nivel interno del sistema, permite conocer los tiempos en los cuales el material duró en esta etapa, posibilitando así alimentar un indicador de puesta al servicio y aplicar mejoras donde se requiera.
Como dato informativo, en 2024 se enviaron 56.617 materiales a las bibliotecas de la RBBR. En esta oficina y, en general, en la Sección de Catalogación y Mantenimiento trabajamos arduamente para que el material llegue a todos nuestros usuarios, pero en especial en el despacho de material a la red se da importancia a la revisión detallada y a la planeación.
Referencias
1 Los “estados” en ALMA indica en qué parte del proceso está el material bibliográfico y documental, lo que permite su control bibliográfico en el flujo del proceso técnico.
2 El tejuelo es un recorte de papel sintético adhesivo en el que se coloca el número topográfico y va pegado en el lomo o plano del libro. El tejuelo permite la ubicación física del material bibliográfico y documental en estantería.
*Artículo tomado de El Ratón, revista de la Biblioteca Luis Ángel Arango. N° 301. Agosto 2025