Propuestas de material especial: venta y donación

El Banco de la República adelanta acciones para la recuperación de material de importancia histórica o documental con el fin de garantizar su preservación para el futuro y de esa forma preservar el patrimonio colombiano, latinoamericano o universal. Con ese fin, los esfuerzos están orientados a adquirir material de cualquier formato, como son: documentos manuscritos, impresos con fecha menor a 1930 (libros primeras ediciones, periódicos, revistas, ediciones especiales), fotografías (impresas, negativos, digitales), mapas y planos, archivos digitales o audiovisuales, que tengan importancia histórica o documental para las colecciones de la Red y para el país. Las formas de adquisición son compra o donación.

Las propuestas se evalúan teniendo en cuenta, entre otros aspectos, el valor artístico, histórico o científico, su estado de conservación, los derechos de propiedad intelectual, la conveniencia e importancia de integrarlo a las colecciones del Banco, y para el caso de compra, los precios en el mercado, así como viabilidades presupuestales y de prioridad para su adquisición y exhibición.

El Banco de la República se reserva la información del proceso de cada evaluación y solo informará al oferente el resultado, bien sea su aceptación en los términos de la propuesta, una contraoferta para negociación, o su rechazo.

Estas propuestas pueden ser presentadas en la Biblioteca Luis Ángel Arango o en cualquiera de los centros culturales del Banco de la República en el país, y su evaluación y trámite está centralizados en la Biblioteca Luis Ángel Arango. 

Líneas de mayor interés

1. Contenidos colombianos y colombianistas en diferentes soportes y formatos.
2. Documentos ligados con Colombia en determinados momentos de la historia del país.
3. Producción intelectual en temáticas específicas de interés del Banco, a saber: economía y banca, antropología, arqueología, producción editorial, artes y música.
4. Manuscritos o producción de colombianos destacados y de relevancia para la historia de Colombia.
5. Producción documental o bibliográfica que refleje de manera sobresaliente una época, lugar decisivo en la historia de la cultura de Colombia, una persona o grupo de personas que hayan hecho una contribución sobresaliente y/o un tema esencial de la historia o la cultura.
6. Manuscritos y libros raros, antiguos y valiosos de las culturas colombiana, latinoamericana y universal.

Requisitos para presentar la propuesta de venta o donación

Antes de presentar la propuesta es importante que el oferente verifique a través del Descubridor, que el material no esté en las colecciones de la Red.

• Datos de la propuesta: se debe presentar una propuesta formal por escrito, que debe contener la siguiente información y documentación:
  •    Nombre completo del oferente
  •    No. y tipo de documento de identificación (cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, pasaporte)
  •    Dirección del oferente
  •    Teléfono fijo (opcional)
  •    Teléfono celular
  •    Ciudad y país
  •    Correo electrónico 
  •    Firma. En caso de que la oferta la presente una persona jurídica, debe ser remitida y firmada por el representante legal, facultado para tal fin y debe adjuntar el Certificado de Representación Legal (vigencia 30 días). En caso de que la oferta sea presentada por un apoderado de otras personas, se deberá allegar la documentación que le permita presentar la propuesta.

• Documentación: si el oferente actúa en representación de otra(s) persona(s), deberá adjuntar el poder (con reconocimiento de contenido y firma o apostillado, según corresponda), que le permita presentar la oferta, negociar el valor de adquisición (si procede) y, en caso de que el(los) propietario(s) así lo decida(n), recibir el pago y suscribir los documentos a que haya lugar.

  Una vez se reciba la propuesta a satisfacción, se solicitará la documentación adicional requerida para el trámite.

• Descripción del material: el oferente deberá incluir la mayor cantidad de información, así:
  •    Tipo de material: libros, periódicos o revistas, manuscritos, fotografías, litografías, láminas, postales, fotopostales, obra gráfica y formatos similares, material audiovisual, objetos digitales, etc.
  •    Autor(es)
  •    Título(s)
  •    Fecha(s): de publicación o elaboración. En casos de archivos, las fechas que cubre el material ofrecido.
  •    Datos de edición o de producción (para material publicado): para el caso de las publicaciones impresas se deberá incluir la información de edición, editorial y ciudad. Para el material audiovisual los datos de productor, director, intérprete(s), etc.
  •    Cantidad: se debe incluir la cantidad de documentos ofrecidos (de forma ideal la cantidad exacta). Se sugiere que el material se entregue acompañado de una relación con la información anterior, y en formato electrónico.
  •    Especificar si la oferta es de una biblioteca o de un archivo personal. Para este caso, con la oferta se deberá entregar la información de la(s) persona(s) que organizó(aron) la biblioteca o conformó (aron) el archivo, con una reseña biográfica.
  •    Inventario: se deberá anexar el inventario general o detallado de la oferta. En caso de que se tenga listado o catálogo, se deberá enviar el archivo con la mayor cantidad de información que se tenga.
   
• Procedencia y tradición: se deberá mencionar cómo se adquirió o recibió el material ofrecido. En caso de haber sido recibido en herencia, informar si quedó incluido en la sucesión.

• Derechos de propiedad intelectual: el Banco de la República tiene mayor interés en adquirir el material especial que tenga los derechos definidos, en el entendido de que no se persigue ningún fin comercial y que el objeto principal es poner los contenidos a disposición del público, para fines educativos, académicos, culturales o científicos.

  De conformidad con la normatividad vigente en Colombia, y con la situación de los derechos de autor, del material a ofrecer, puede corresponder a las siguientes situaciones: 

  •    Soporte material: se hace referencia al material que se ofrece sin ningún tipo de derechos o licencia. Este caso aplica tanto para obras de autor(es) identificado(s) como obras anónimas. En caso de adquirirse, será para consulta y su uso será el determinado por la legislación colombiana vigente y el reglamento de uso de las colecciones.
  •    Obras de dominio público: se hace referencia al material que de acuerdo con la normatividad colombiana vigente es de libre uso. A esta categoría pertenecen: a) las obras cuyo período de protección esté agotado (el periodo de protección en Colombia es de 80 años contados a partir de la fecha de fallecimiento del autor o del productor; y para el caso en el que el titular de los derechos es una persona jurídica, es de 70 años); b) las obras folclóricas y tradicionales de autores desconocidos; y c) las obras cuyos autores hayan renunciado a sus derechos.
  •    Obras con autorización o licencia de uso: se hace referencia al material que tiene legalmente definida la titularidad de los derechos patrimoniales de autor y el(los) titular(es) desea(n) conservar los derechos y dan autorización o licencia de uso específico al Banco. En caso de solicitud por parte de terceros del uso de las obras, el titular deberá autorizar al Banco a proporcionar sus datos para que el tercero lo contacte, para lo cual el oferente deberá entregar la documentación que acredite la titularidad sobre las obras objeto de la propuesta.

  El Banco tiene interés en tener licencia de uso o autorización de uso para: a) Reproducir total o parcialmente la obra por cualquier forma o procedimiento, b) Efectuar traducciones, adaptaciones, arreglos y en general cualquier transformación de la obra. c) Dar a conocer la obra al público mediante representación, ejecución, radiodifusión o cualquier otro medio que sirva para difundir las palabras, los signos, los sonidos y las imágenes, atendiendo para ello las restricciones señaladas por las normas vigentes sobre la materia. d) La distribución pública de ejemplares o copias mediante la venta, arrendamiento, alquiler, donación y demás negocios similares.  

  En todos los casos el Banco de la República garantiza la protección de los derechos morales que correspondan, como parte del uso institucional y no se responsabiliza por el uso que terceros hagan del material.

  No obstante lo anterior, es el oferente quien determina los términos en los cuales se hace la oferta y de los derechos patrimoniales de autor. 

• Valor: el oferente debe calcular y especificar el valor de venta o el monto en el que estima la donación. Se deberá especificar si el monto es global o individual; en este último caso se deberá discriminar por documento o conjunto de documentos, de acuerdo con los términos de la propuesta. Para los oferentes radicados en Colombia, el valor de venta deberá presentarse en pesos colombianos.

• Forma de envío de la propuesta de venta y donación de material especial.

  Remitir una carta de ofrecimiento al Banco de la República en cualquier ciudad o al correo electrónico materialespecial@banrep.gov.co dirigida a la Dirección del Departamento Red de Bibliotecas - Banco de la República.

   

Proceso para la revisión de las propuestas por parte del Banco de la República

Luego de que se reciba la propuesta formal el oferente recibirá un correo electrónico donde se dará acuso de recibo y se darán las instrucciones y solicitará la documentación requerida y se informará si requiere realizar una visita técnica para revisar el material en el lugar donde lo tenga el oferente, en fecha a acordar entre las partes. Es importante tener en cuenta que solamente cuando le sea informado al oferente que la oferta cumple con todos los requisitos se dará inicio a la evaluación formal y se iniciará el trámite correspondiente.

El tiempo promedio de evaluación para su adquisición o rechazo puede variar, dependerá de la complejidad de las características del material ofrecido, el valor, la cantidad, entre otros factores. Por tal motivo, a más tardar en un mes desde la notificación de que la propuesta cumple con los requisitos para su trámite, se le informará a cada oferente el tiempo estimado de respuesta.

Más información puede ser solicitada al correo electrónico materialespecial@banrep.gov.co